Wer eine Praxis gründet, muss früh die richtigen Entscheidungen zur IT treffen. Umfrageergebnisse des Zi zeigen: Unzufriedenheit mit vielen Praxisverwaltungssystemen und störanfällige TI-Prozesse belasten den Alltag. Michael Schopf, Teamleitung IT-Administration bei MEDI, erläutert typische Fehlannahmen – und worauf es von Beginn an ankommt.
Wie fragil die digitale Basis vieler Praxen noch immer ist, zeigen die Ergebnisse einer aktuellen Umfrage des Zentralinstituts kassenärztliche Versorgung (Zi). Demnach berichten 82 Prozent von regelmäßigen Problemen beim Auslesen der elektronischen Gesundheitskarte, über 81 Prozent von Fehlern beim Verbindungsaufbau des TI-Konnektors, 71 Prozent von Schwierigkeiten beim eRezept. Hinzu kommen mangelnde Nutzerfreundlichkeit, hohe Lizenzgebühren und Wartungskosten sowie unzureichender Kundensupport. Die Folge: In jeder dritten Arzt- und Psychotherapiepraxis denkt man aktuell über einen Wechsel des Praxisverwaltungssystems (PVS) nach.
Ein Projektplan wie bei Malen nach Zahlen
Zum kritischen Erfolgsfaktor wird die Praxis-IT gerade in der Gründungsphase, weiß Michael Schopf. Er leitet die IT-Administration bei MEDI und hat jüngst mit seinem Team die komplette IT für ein neues MEDI-MVZ aufgebaut, wo auch das MEDI-eigene modular aufgebaute PVS garrioPRO zum Einsatz kommt. Sein Vorgehen beginnt nicht mit Hardware, sondern mit Struktur: „Man startet mit einer Projektsoftware, definiert sauber Ist und Soll, hinterlegt alle Aufgaben und arbeitet die Checklisten konsequent ab.“ Am Ende entstehe ein belastbarer Ablaufplan – von der Bestandsaufnahme über Beschaffung und Installation bis zum Go-live. „Wenn man sich daran hält, ist es wie Malen nach Zahlen.“ Ein verbreiteter Fehler sei der vorschnelle Fokus auf sichtbare Technik. „Viele Gründerinnen und Gründer denken zuerst an Rechner und PVS. Strategische Fragen werden unterschätzt – etwa
Lizenzmodelle, Skalierbarkeit oder Schnittstellen.“ Das könne sich später rächen: zu wenige Arbeitsplätze, fehlende Kartenlesegeräte oder Softwarefunktionen, die in der gewählten Lizenzstufe nicht verfügbar sind. Schopf nennt ein typisches Beispiel: „Wenn eine gynäkologische Praxis feststellt, dass ihr PVS nicht mit dem Ultraschallgerät gekoppelt werden kann, wird es teuer und organisatorisch schwierig.“
Netzarchitektur muss Praxis-Wachstum berücksichtigen
Für ihn ist Skalierbarkeit ein zentrales Kriterium. „Jede Praxissoftware sollte Grundvoraussetzungen mitbringen: Mandantenfähigkeit, Erweiterbarkeit, klare Rechte- und Rollenkonzepte.“ Auch die Netzarchitektur müsse mögliches Wachstum der Praxis in der Zukunft mitdenken, etwa in Form zusätzlicher Behandlungsräume, weiterer Fachrichtungen oder der Integration von Praxiszweigstellen. „Netztrennung, Sicherheitsdesign und Performance sind keine Details, sondern Grundsatzentscheidungen.“ Mit der elektronischen Patientenakte (ePA) steigen die Anforderungen weiter. „Formal ePA-fähig zu sein, reicht nicht. Die Lösung muss im Alltag praktikabel funktionieren“, erklärt Schopf. Dazu gehörten stabile Internetanbindung, TI-Komponenten, Kartenleser, Archiv- und Backup-Strategien sowie klar definierte Prozesse. Besonders die Telematikinfrastruktur bewertet Schopf kritisch: „Sie ist nach wie vor pflegeintensiv. Konnektoren müssen neu gestartet werden, Wartungsaufwand entsteht.“ Umso wichtiger seien feste Wartungsroutinen und ein verlässlicher IT-Partner.
MFA rechtzeitig in IT einbinden
Beim Thema künstliche Intelligenz (KI) rät der IT-Experte zu Realismus. „KI wird sicher ein Thema. In vielen Gründungsprojekten ist sie aktuell aber noch kein Primärtreiber.“ Vorrang hätten stabile Kernprozesse, saubere Dokumentationen und ein performantes PVS. Entscheidender Erfolgsfaktor bleibe das Team, denn im Alltag müssten sich vor allem die Medizinischen Fachangestellten (MFA) mit den Stärken und Schwächen der Praxis-IT auseinandersetzen: „Die Software wird zu etwa 80 Prozent von medizinischen Fachangestellten (MFA) genutzt und zu rund 20 Prozent von Ärztinnen und Ärzten. Wer die MFA nicht früh einbindet, übersieht entscheidende Praxisrealitäten.“ Sein Rat an Praxisgründerinnen und -gründer ist eindeutig: „Nicht beim erstbesten Angebot zuschlagen. Mit mehreren PVS-Herstellern sprechen, Anforderungen klar definieren, Zukunftsszenarien durchspielen.“ Und vor allem: „Gut kommunizieren, Projektstatus regelmäßig abfragen.“ Denn eine solide IT sei kein einmaliges Installationsprojekt, sondern die Grundlage für einen reibungslosen Praxisbetrieb.
Antje Thiel
