Arztpraxen haben normalerweise keine Kantine, verbilligte Mahlzeiten können Sie Ihrem Team trotzdem ermöglichen. Essensmarken zum Einlösen in einer Gaststätte oder Bäckerei könnten eine gute Lösung sein. Allerdings ist die Umsetzung ein bisschen komplex.
Grundsätzlich ist dieser Essenszuschuss für die Mitarbeiter nämlich nicht steuerfrei, da er als geldwerter Vorteil dem Arbeitslohn hinzugerechnet werden muss. Prinzipiell müssen Essenszuschüsse also versteuert werden und sind grundsätzlich auch sozialversicherungspflichtig. Nur wenn Angestellte für ihre betriebliche Verpflegung mindestens den amtlichen Sachbezugswert bezahlen, bleibt der Essenszuschuss steuerfrei.
Dieser amtliche Sachbezugswert wird von der Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEV) jährlich neu festgelegt. Für ein Mittagessen liegt der Sachbezugswert 2022 zum Beispiel bei 3,57 Euro. Danach richtet sich der maximale Wert des Essensgutscheins: er darf nicht höher liegen als der amtliche Sachbezugswert plus 3,10 Euro. Das heißt für 2022: der Essensgutschein für ein Mittagessen darf maximal 6,67 Euro (3,57 Euro Sachbezugswert plus 3,10 Euro Zuschuss) betragen.
Wie geht das praktisch?
Der Arbeitgeber kann Essensgutscheine ausgeben, die vom Team in einer externen Gaststätte, bei einem Metzger oder Bäcker eingelöst werden können. Allerdings müssen sofort essbare Mahlzeiten gekauft werden, weder Vorratskäufe noch Non-Food-Artikel dürfen mit den Essensmarken gekauft werden. Früher wurden dafür Papiermarken benutzt, heute gibt es Apps, mit denen die Rechnung eingescannt und als Beleg an den Arbeitgeber geschickt wird.
Der organisatorische Aufwand für die Gewährung von Essenszuschüssen ist relativ hoch, wenn man nichts übersehen will. Zum Beispiel dürfen die Zuschüsse nur für Arbeitstage gewährt werden, an denen der oder die Angestellte auch tatsächlich anwesend war.
Es darf pro Tag nur eine Mahlzeit bezuschusst werden, Urlaubs- oder AU-Tage sind ausgeschlossen. Für Nicht-Anwesenheits-Tage müssen bereits gezahlte Zuschüsse zurückgefordert oder im folgenden Monat reduziert werden.
Zahlt der Arbeitnehmer weniger als den Sachbezugswert für das Essen, ist der Unterschiedsbetrag steuer- und beitragspflichtig.
Es müssen also relativ viele Einzelheiten beachtet und organisiert werden. Kein Wunder, dass sich hier neue Geschäftsmodelle entwickelt haben: Anbieter von Apps, die steuerlich korrekte Essenszuschüsse mit ein paar Klicks versprechen. Ein Rundum-sorglos-Angebot? Müsste man testen.
Ruth Auschra
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