Sie suchen nach Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung? Ihr Team freut sich natürlich über Zeichen von Wertschätzung. Bestimmt kommt es gut an, wenn mehr Geld auf dem Girokonto landet. Das geht bekanntlich auch ohne Gehaltserhöhung, etwa durch steuerfreie Sachbezüge. Was geht, worauf muss man achten? Dazu startet heute unsere neue Serie.
Bei einem Sachbezug handelt es sich um eine Leistung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, mit der er zwar einen geldwerten Vorteil bietet, aber kein Geld überweist. Alle Mitarbeiter dürfen Sachbezüge bekommen, also neben Voll- und Teilzeitkräften auch Minijobber oder Praktikanten.
Seit Anfang 2022 ist die Freigrenze für Sachbezüge auf 50 Euro im Monat erhöht worden. Diese Freigrenze darf nicht überschritten werden, auch nicht um einen einzigen Cent. Ist das der Fall, wird die gesamte Summe der Sachbezüge steuerpflichtig!
Das müssen Praxischefs beachten
Allerdings müssen einige Voraussetzungen beachtet werden, im Zweifelsfall holt man Rat beim Steuerberatungsprofi. Als Sachbezüge werden gerne Warengutscheine und – deutlich moderner – Geldkarten genutzt. Seit Anfang des Jahres sind die Anforderungen an diese strenger geworden, die Einzelheiten kann man im Schreiben des BMF vom 13.04.2021 nachlesen.
Es werden nur Gutscheine und Geldkarten als steuer- und sozialversicherungsfreie Sachbezüge anerkannt, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und die Kriterien des § 2 Absatz 1 Nummer 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen. Vereinfacht zusammengefasst dürfen diese Karten nicht als Zahlungsmittel gelten. Gut, wenn sie nur von wenigen Händlern oder Dienstleistern akzeptiert werden, etwa der Tankstellenkette ABC oder im Rahmen eines städtischen Einkaufsverband. Akzeptabel sind zum Beispiel Gutscheine oder Geldkarten von Einzelhandelsketten, Tankstellen oder Buchläden sein. Auch City-Cards, Karten von Beauty- und Fitness-Studios oder Kinokarten können als Sachbezüge abgegeben werden. Anders ist es bei Geldkarten oder Prepaid-Karten oder bei Gutscheinen mit unbegrenzten Bezugsmöglichkeiten: Sie gelten als Geldleistungen.
Und Gutscheine von Online-Händlern wie Amazon? Jetzt wird es richtig schwierig: Sie gelten als Sachbezüge, wenn man damit nur Waren oder Dienstleistungen aus der Produktpalette des Online-Händlers kaufen kann. Amazon aber verkauft auch die Produkte Dritter, so dass der Gutschein als steuerpflichtiger Lohn gilt.
Gutschein oder Kostenerstattung?
Es sind feine Unterschiede zwischen Geldleistungen und Sachbezügen zu beachten. So werden zum Beispiel Tankkarten oder an bestimmten Tankstellen einlösbare Tankgutscheine als steuerfreier Sachbezug gewertet. Die nachträgliche Erstattung von Tankstellenrechnungen gilt dagegen als Geldleistung. Auch Tankgutscheine, die der Arbeitgeber selbst ausgestellt hat, gelten normalerweise als nachträgliche Kostenerstattung, müssen also versteuert werden. Nur wenn die Tankstelle direkt mit dem Arbeitgeber abrechnet, ist ein selbst ausgestellter Tankgutschein in Ordnung.
Wer sich die Organisation rund um die Sachbezüge sparen will, findet Berater unter dem Stichwort „Lohnkostenmanagement“.
Ruth Auschra
Im 2. Teil unserer Serie erfahren Sie nächste Woche mehr über das Thema Zuschüsse für Kita-Kosten.
