Telefonsprechstunde richtig organisieren

In vielen Praxen findet die Patientenversorgung derzeit fast ausschließlich über das Telefon statt. Da die wenigen Telefonleitungen in den meisten Praxen schnell überlastet sind, kommt es immer wieder zu Wartezeiten am Telefon.

Lösung:
Die Mitarbeiterin nimmt am Telefon auf einem Formular die wichtigsten Daten auf: Patientenname, Geburtsdatum, Telefonnummer des Patienten, Datum und Uhrzeit des Anrufs und das Anliegen. Bei Patienten, die bisher nicht in der Praxis waren, werden auch Anschrift und Kasse notiert. Dann wird der „Auftragszettel“ an eine MFA oder an den Arzt weitergeleitet und entsprechend bearbeitet. Wenn alle Festnetz-Leitungen belegt sind, kann auch mit dem Handy telefoniert werden (Voraussetzung: Flatrate-Vertrag und Rufnummer-Unterdrückung – Einstellung „privat“).

Kommentar:
„Durch dieses Vorgehen werden bei der Telefonsprechstunde die Telefonleitungen so gut wie möglich entlastet“, so Dr. Michael Eckstein, stellvertretender Vorsitzender von MEDI-Baden-Württemberg. „Anfallende Aufträge wie Rezepte, Telefonberatung oder Patientensteuerung bei Infektverdacht können dann vom übrigen Personal zeitnah bearbeitet werden. Außerdem kann durch ein rotierendes System die ‚Telefon-MFA‘ regelmäßig entlastet werden.“

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