Anna Kedziora ist eine erfahrene, engagierte Medizinische Fachangestellte. Sie moderiert unter anderem EFA®-Qualitätszirkel. Seit Jahren arbeitet sie in einer kardiologischen Praxis. Wartezeiten sind hier die große Ausnahme. MEDI fragte sie nach ihrem Rezept für die optimale Terminplanung.
MEDI: Lassen sich Wartezeiten in der Arztpraxis vermeiden?
Kedziora: Das hängt von der Fachrichtung ab. In einer allgemeinmedizinischen Praxis kommen einfach zu viele Patienten mit unvorhergesehenen Problemen; das ist in der fachärztlichen Praxis normalerweise seltener. Bei uns werden meistens spezifische Untersuchungen durchgeführt, deren Dauer bekannt ist – von Ausnahmen und schweren Fällen einmal abgesehen.
MEDI: Können Sie flexibel reagieren, wenn jemand einen besonders eiligen Terminwunsch hat?
Kedziora: Wir haben pro Vormittag vier Puffer, um Zeit aufzuholen oder für kurze Kontrolltermine ohne Untersuchung. Sie sind explizit nicht gedacht für Patienten, die es eilig haben. Für Notfälle gibt es natürlich immer eine Möglichkeit. Allerdings haben wir drei verschiedene Telefonnummern: eine für Patienten, eine für Mitarbeiter von Arztpraxen und eine für Gespräche von Arzt zu Arzt. Der absolute Notfall landet also nicht bei uns, sondern direkt beim Arzt.
MEDI: Was würden Sie tun, wenn die Sprechstunde statt um 12 Uhr immer wieder um 13 Uhr zu Ende geht?
Kedziora: Ich würde prüfen, ob die Zeitvorgaben stimmen. Ich weiß ja, wie viel Zeit beispielsweise ein Ultraschall braucht. Die Zeitdauer rechne ich hoch, so dass ich weiß, wie viele Patienten ich pro Tag zum Ultraschall bestellen kann. Wenn es nicht klappt, muss ich nachsehen, wo die Zeit verlorengeht. In der Anmeldung? Bei der Untersuchung? Muss möglicherweise mehr Zeit für das Aus- und Ankleiden eingeplant werden? Diese Fragen muss man ursächlich in der Teambesprechung klären und entsprechend reagieren. Ganz wichtig ist auch, konsequent auf die Uhr zu schauen. Und das gilt bei aller Liebe auch für die Ärzte. Wichtig ist die Disziplin.
MEDI: Spielen eigentlich die Ärzte eine wichtige Rolle für zu lange Wartezeiten?
Kedziora: Das kann sein, wenn zum Beispiel die Arzt-Patient-Kommunikation länger dauert als vorgesehen. Banal gesagt: Manchmal verquatscht man sich und wenn ein Patient 50 Arztberichte mitbringt, braucht man mehr als die normale Zeit. Diese Situation erkennt der Arzt hoffentlich frühzeitig. Wenn sich in dem vorhandenen Zeitfenster nicht alle Probleme lösen lassen, wäre es eine gute Konsequenz, sich auf das Vorrangige zu konzentrieren und einen weiteren Termin einzuplanen. Zu den Aufgaben der Mitarbeiter gehört es, die benötigte Zeitdauer für einen Termin einzuschätzen und möglicherweise längere Termine richtig zu platzieren. Neue Patienten und solche mit viel Gesprächsbedarf gehören eher an das Ende der Sprechstunde.
MEDI: Danke, Frau Kedziora, das klingt wirklich nach einer gut organisierten Praxis.
Ruth Auschra
Hier lesen Sie ein weiteres Interview mit Anna Kedziora zu kurzen Wartezeiten: „Disziplin ist das A und O für kurze Wartezeiten“
